Perguntas Frequentes - Controle de Ponto Eletrônico e Frequência
1) Como solicitar o cadastro de um(a) servidor(a) como gestor de ponto?
R: A solicitação deverá ser encaminhada pela chefia da unidade para a PROGEPE por meio de processo eletrônico cadastrado no SEI.
- Tipo de processo: “Pessoal: Controle de Frequência/Folha de Ponto”
- Especificação: Solicita cadastro de gestor(a) de ponto
- Interessado: nome da unidade e nome do(a) servidor(a) que será designado(a) como gestor(a) de ponto
- Incluir documento: Ofício (constar no ofício o nome completo do(a) servidor(a) e o nome da unidade em que deverá ser cadastrado(a) como gestor(a) de ponto)
- Encaminhar o processo eletrônico para a PROGEPE.
2) É possível cadastrar mais de um servidor como gestor de ponto da mesma unidade?
R: Sim. A chefia da unidade pode solicitar a inclusão de quantos gestores de ponto julgar conveniente. Atualmente, há unidades em que todos os servidores possuem o perfil de gestor de ponto e cadastram as próprias ocorrências. Independente da quantidade de gestores de ponto da unidade, a chefia imediata deverá conferir os registros e homologar a frequência.
3) Como proceder se houver pendências de homologação de ponto e/ou frequência e mudou a chefia da unidade de lotação ou quando o servidor mudou de lotação?
R: Diante desta situação que atinge alguns servidores e chefias que não providenciaram a tempestiva conferência e homologação de ponto e frequência e da inviabilidade operacional para a PROGEPE corrigir tal questão, orientamos a procederem da seguinte maneira:
- O servidor com pendências no ponto/frequência acessa o Sigrh > Menu Servidor > Consultas > Frequência > Saldo de Horas;
- Informa o período desde o dia 1º do mês não homologado ou com divergência ou com necessidade de ajuste até o último dia do mês da dispensa/exoneração da chefia anterior à atual;
- Desabilita a opção "Apenas Homologadas?";
- Clica em "Buscar";
- Serão exibidas as informações relacionadas aos saldos de horas mensais do período;
- Salva a página em .pdf, de modo que fiquem visíveis o nome do servidor (canto superior esquerdo) e todas as demais informações exibidas pelo sistema;
- Por meio de seu endereço institucional (e-mail), o servidor envia mensagem ao endereço institucional da(s) chefia(s) anterior(es) (com cópia para a chefia atual e para o(a) atual gestor(a) de ponto da unidade) relatando a situação relacionada à não homologação/divergência/necessidade de ajuste e solicitando-lhe(s) a conferência das informações e documentos;
- Anexa o relatório do período salvo do Sigrh mais as justificativas e documentos necessários para os ajustes/conferências;
- Se a(s) chefia(s) anterior(es) discordar(em) das informações prestadas pelo servidor/documentos, deverá responder ao servidor solicitando outros esclarecimentos e o servidor os enviará até que toda a questão seja esclarecida para a correta homologação dos pontos e das frequências;
- Havendo concordância com as informações e ajustes a serem realizados, a(s) chefia(s) anterior(es) manifesta(m)-se respondendo ao servidor, por e-mail, com cópia para a chefia atual e para o(a) gestor(a) de ponto que, de maneira contributivapara com o servidor e a(s) chefia(s) anterior(es), realizarão os ajustes e as homologações baseados nas informações prestadas pela a(s) chefia(s) anterior(es);
- A mensagem eletrônica completa mais os anexos devem ser salvos e utilizados como "Documento Legal" para o registro de ausências/ajustes de créditos e débitos de horas no ponto.
Observação: Se houver necessidade de ajustes em pontos já homologados, é necessário estornar as homologações para procederem aos ajustes.
4) Os(as) servidores(as) dispensados(as) do controle de frequência, conforme o disposto no art. 2º da Portaria nº 1.175/2021, estão também dispensados da homologação da frequência, no SIGRH?
R: Não. Os(as) servidores(as) estão dispensados(as) de realizar o registro de ponto eletrônico e dispensados(as) do registro de ocorrências no SIGRH. Porém, é necessário que a chefia realize a homologação da frequência mensalmente.
5) Como deve ser realizado o registro de frequência de servidores(as) que foram ocupantes de cargo de direção dispensados(as) do controle de frequência e não tiveram a frequência homologada pela chefia?
R: Para esses casos, foi criada a ocorrência "SERVIDOR(A) OCUPANDO CARGO DE DIREÇÃO - DISPENSA LEGAL". O(a) gestor(a) de ponto da atual unidade de lotação do(a) servidor(a) deverá cadastrar essa ocorrência para o período integral em que o(a) servidor(a) esteve nesta condição, adicionando-se como documento legal as portarias que nomearam e exoneraram o(a) servidor(a).
Em seguida, é necessário que o(a) gestor(a) de ponto da atual unidade de lotação homologue o ponto e a chefia imediata homologue a frequência de todos os meses que estiverem pendentes.
Ressaltamos que, quando o(a) servidor(a) muda de unidade de lotação, a chefia anterior perde o acesso a essas homologações, por isso é necessário que a chefia atual faça esse procedimento.
6) Os(as) servidores(as) que atualmente são ocupantes de cargo de direção dispensados do controle de frequência precisam lançar a ocorrência "SERVIDOR(A) OCUPANDO CARGO DE DIREÇÃO - DISPENSA LEGAL"?
R: Não. Para esses(as) servidores(as) é necessário apenas que a chefia realize a homologação da frequência mensalmente.
7) Como acompanhar os registros de ponto?
R: Os servidores podem e devem acompanhar os registros de horas trabalhadas por meio do Relatório de Espelho de Ponto disponível em:
- SIGRH > Menu Servidor > Consultas > Frequência > Espelho de Ponto (para acesso do servidor ao próprio espelho de ponto); ou
- SIGRH > Menu Servidor > Chefia de Unidade > Homologação de Ponto Eletrônico > Relatórios de Ponto Eletrônico > Espelho de Ponto (para acesso dos gestores de ponto e das chefias ao espelho de ponto dos servidores da unidade).
O registro de ponto é disponibilizado no Relatório de Espelho de Ponto do SIGRH no primeiro dia subsequente.
Os registros de ponto também podem ser consultados no sistema Relatórios UFLA (https://reports.ufla.br/). Nesse sistema, os registros podem ser visualizados no mesmo dia, pois a gravação no Banco de Dados ocorre após alguns minutos, possibilitando o acompanhamento dos registros de ponto quase em tempo real.
8) Qual é o prazo para compensação de horas em débito?
R: Os débitos poderão ser compensados até o término do mês subsequente ao da sua ocorrência, conforme o disposto na Portaria da Reitoria nº 1.175.2021:
Art. 21. As ausências justificadas somente poderão ser compensadas no controle eletrônico de frequência até o término do mês subsequente ao da sua ocorrência, desde que tenham anuência da chefia imediata.
Art. 22. As saídas antecipadas e os atrasos deverão ser comunicados antecipadamente à chefia imediata, com as devidas justificativas, e poderão ser compensadas no controle eletrônico de frequência até o término do mês subsequente ao da sua ocorrência.
Art. 23. A compensação de horário deverá ser estabelecida pela chefia imediata, sendo limitada a 2 (duas) horas diárias além da jornada de trabalho. (Grifo nosso)
Quanto ao recesso de fim de ano, o prazo para compensação varia conforme o estabelecido em portaria emitida pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos/Secretaria de Relações de Trabalho, de acordo com as orientações encaminhadas anualmente pela PROGEPE.
9) Como é realizada a regularização dos débitos de horas não compensados nos períodos estabelecidos nas normas vigentes?
R: A chefia deverá informar à PROGEPE os débitos de horas não compensados, para fins de desconto em folha de pagamento, conforme orientações disponíveis em: https://progepe.ufla.br/index.php/formularios/16672-debito-de-horas-e-ou-falta-nao-compensaveis.
Existe a possibilidade de realizar a compensação de débito de horas com cursos de capacitação, conforme instruções disponíveis no Ofício Circular nº 10/2023/PROGEPE, para os débitos ocorridos e não compensados no período de novembro/2014 a junho/2022. Os débitos a partir de julho/2022 deverão ser pagos conforme estabelecido na Portaria nº 1.175/2021, ou seja, mediante desconto na remuneração.
10) É possível parcelar o desconto mencionado no item 9?
R: Não. A inclusão de descontos decorrentes de faltas/atrasos/saídas antecipadas são implementados em parcela única na folha de pagamentos.
Atualizado em 12/12/2023.